Assistant Office Services für den Empfang (m/w/d) - Wien

Unser Name steht seit mehr als 90 Jahren für exzellente Topmanagement-Beratung in aller Welt. Wir beraten die Führungsspitzen von Großunternehmen und innovativen jungen Firmen ebenso wie Entscheidungsträger in staatlichen, öffentlichen und sozialen Institutionen. Allein in Deutschland setzen sich fast 3.000 Menschen dafür ein, die Leistungsfähigkeit unserer Klienten nachhaltig zu verbessern.

Aufmerksam, professionell, freundlich und überaus engagiert – so präsentiert sich unser Office Services Team gegenüber Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Gästen aus aller Welt. Hauptaufgabe unserer Rezeptionist(inn)en ist es, einen erstklassigen Service und effiziente Abläufe sicherzustellen. Möchtest du dazugehören?

Für unser Büro in Wien suchen wir dich ab sofort in Vollzeit als

Assistant Office Services für den Empfang (m/w/d)

Deine Aufgabe

Als Mitglied unseres dreiköpfigen Empfangsteams bist du erste Anlaufstelle in unserem Wiener Büro. Du nimmst Telefongespräche entgegen und leitest sie an die richtigen Ansprechpartner(innen) weiter, betreust Kolleg(inn)en und Besucher(innen) aus dem In- und Ausland vor und nach Besprechungen und gibst jederzeit kompetent Auskunft. Schnell und flexibel hilfst du bei allen organisatorischen Aufgaben und gewährleistest einen reibungslosen Ablauf unserer Services. Du nimmst u.a. Raumreservierungen für Meetings entgegen, stellst eine perfekte Raumplanung sicher und sorgst dafür, dass jeder Veranstaltungsraum mit der gewünschten Technik ausgestattet wird. Darüber hinaus erledigst du vielfältige administrative Tätigkeiten für den Bürobetrieb, überprüfst und bestellst Büromaterial und übernimmst u.a. die Vorbereitung von Eingangsrechnungen bestimmter externer Dienstleistungen für die Buchhaltung. Gemeinsam mit dem Team entwickelst du den hohen Servicestandard im Wiener Büro kontinuierlich weiter.

Dein Profil

  • Du hast mindestens eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung. 
  • Du verfügst über erste Berufserfahrung am Empfang, in der Hotellerie oder in anderen Dienstleistungsbereichen. 
  • Du bringst eine ausgeprägte Serviceorientierung und Geschick im Umgang mit Menschen mit.
  • Du hast Organisationstalent, kannst Prioritäten setzen, bewahrst mit deiner positiven Ausstrahlung auch in hektischen Zeiten Ruhe und behältst den Überblick.
  • Du arbeitest gern im Team und verfügst über ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Flexibilität.
  • Du kommunizierst überzeugend in Wort und Schrift – sowohl in deutscher als auch englischer Sprache.

Du findest bei uns herausfordernde Aufgaben in einem außergewöhnlich engagierten Team – mit vielen Weiterbildungsmöglichkeiten und Freiräumen zur persönlichen Entwicklung. Neben modernen Bürogebäuden mit aktuellster technischer Ausstattung an attraktiven Standorten bieten wir dir attraktive Zusatz- und Sozialleistungen (z.B. kostenfreie Verpflegung) und betriebliches Gesundheitsmanagement (z.B. wöchentliche Sportkurse). Eine leistungsorientierte Vergütung rundet unser Angebot ab. 

Bitte bewirb dich online.

Deine Ansprechpartnerin

Annette Basmann

Recruiterin