Assistant Office Services für den Empfang (m/w/d)

Unser Name steht seit mehr als 90 Jahren für exzellente Topmanagement-Beratung in aller Welt. Wir beraten die Führungsspitzen von Großunternehmen sowie staatlichen und öffentlichen Institutionen und unterstützen innovative, schnell wachsende junge Firmen. Allein in Deutschland setzen sich rund 3.000 Mitarbeiter:innen dafür ein, die Leistungsfähigkeit der von uns beratenen Unternehmen und Einrichtungen spürbar und dauerhaft zu verbessern.

Aufmerksam, professionell, freundlich und überaus engagiert – so präsentiert sich unser Office Services Team gegenüber Mitarbeiter:innen sowie Gästen aus aller Welt. Hauptaufgabe unserer Kolleg:innen ist es, einen erstklassigen Service und effiziente Abläufe sicherzustellen. Möchtest du dazugehören?

Für unser Büro in Düsseldorf suchen wir dich ab sofort in Vollzeit als

Assistant Office Services für den Empfang (m/w/d)

Deine Aufgabe

Als Mitglied unseres fünfköpfigen Empfangsteams bist du erste Anlaufstelle in unserem Düsseldorfer Büro. Schnell und flexibel hilfst du bei allen organisatorischen Aufgaben und gewährleistest einen reibungslosen Ablauf unserer Services. Du nimmst u.a. Raumreservierungen für Meetings entgegen, stellst eine perfekte Raumplanung sicher und sorgst dafür, dass jeder Veranstaltungsraum mit der gewünschten Technik ausgestattet wird.

Du betreust Kolleg:innen und Besucher:innen aus dem In- und Ausland vor und nach Besprechungen und gibst jederzeit kompetent Auskunft. Du nimmst Telefongespräche entgegen und leitest sie an die richtigen Ansprechpersonen weiter.

Darüber hinaus erledigst du vielfältige administrative Tätigkeiten und bist u.a. für die Rechnungsabwicklung externer Dienstleistungen für den Bürobetrieb verantwortlich. Zusätzlich managst du den gesamten Einkauf/Prozess unserer Geschäftsausstattung deutschlandweit. Gemeinsam mit dem Team entwickelst du den hohen Qualitätsstandard unseres Büros kontinuierlich weiter.

Verwaltung und Bewirtschaftung unserer Bürofläche, Abstimmung/Terminkoordination mit dem technischen Gebäudemanagement des Hauses sowie die Einhaltung/Umsetzung von Arbeits- und Gesundheitsschutz im Bürobetrieb sind weiterer Bestandteil des vielseitigen und umfassenden Arbeitsgebiets.

Dein Profil
  • Du besitzt eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise in einem renommierten Hotelbetrieb.
  • Du verfügst über erste Berufserfahrung am Empfang, in der Hotellerie oder in anderen Dienstleistungsbereichen. 
  • Ausgeprägte Serviceorientierung und Geschick im Umgang mit Menschen zeichnen dich aus.
  • Du denkst und handelst strukturiert, zielbewusst und besitzst ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit.
  • Du hast Organisationstalent und kannst sinnvolle Prioritäten setzen.
  • Weiterhin verfügst du über ein ausbaufähiges technisches Grundverständnis und hast Freude daran, diese Fähigkeit weiterzuentwickeln.
  • Du verfügst über ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Flexibilität, schnelle Auffassungsgabe sowie ein gutes Urteilsvermögen.
  • Mit deiner positiven Ausstrahlung bewahrst du auch in hektischen Zeiten Ruhe und behältst den Überblick.
  • Fließendes Deutsch, gutes Englisch in Wort und Schrift sowie ein versierter Umgang mit gängigen Office-Anwendungen runden dein Profil ab.

Du findest bei uns herausfordernde Aufgaben in einem außergewöhnlich engagierten Team – mit vielen Weiterbildungsmöglichkeiten und Freiräumen zur persönlichen Entwicklung. Eine leistungsorientierte Vergütung und attraktive Sozialleistungen runden unser Angebot ab.

Bitte bewirb dich online.

Deine Ansprechpartnerin

Annette Basmann

Recruiterin

McKinsey & Company
Christophstraße 17
50670 Köln