Assistant Office Services für den Empfang (m/w/d)

Unser Name steht seit mehr als 90 Jahren für exzellente Topmanagement-Beratung in aller Welt. Wir beraten die Führungsspitzen von Großunternehmen, Regierungsstellen, öffentlichen und privaten Institutionen und unterstützen innovative, schnell wachsende junge Firmen. Allein in Deutschland und Österreich setzen sich rund 3.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dafür ein, die Leistungsfähigkeit der von uns beratenen Organisationen spürbar und dauerhaft zu verbessern.

Aufmerksam, professionell, freundlich und überaus engagiert – so präsentiert sich unser Office Services Team gegenüber Mitarbeiter(innen) und Gästen aus aller Welt. Hauptaufgabe unserer Rezeptionist(inn)en ist es, einen erstklassigen Service und effiziente Abläufe sicherzustellen. Möchten Sie dazugehören? Für unser Büro in Wien suchen wir zum nächstmöglichen Termin in Vollzeit eine(n)

Assistant Office Services für den Empfang (m/w/d)

Das Mindestgehalt für 40 Stunden/Woche beträgt 2.000 EUR brutto/Monat, bei entsprechender Qualifikation oder Erfahrung mit deutlicher Bereitschaft zur Überzahlung. Hinzu kommen verschiedene Sozialleistungen und andere Benefits.

Ihre Aufgabe: Als Mitglied unseres dreiköpfigen Empfangsteams sind Sie erste Anlaufstelle in unserem Wiener Büro. Sie nehmen Telefongespräche entgegen und leiten sie an die richtigen Ansprechpartner weiter, betreuen Kolleg(inn)en und Besucher(innen) aus dem In- und Ausland vor und nach Besprechungen und geben jederzeit kompetent Auskunft.  Schnell und flexibel helfen Sie bei allen organisatorischen Aufgaben und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf unserer Services. Sie nehmen u.a. Raumreservierungen für Meetings entgegen, stellen eine perfekte Raumplanung sicher und sorgen dafür, dass jeder Veranstaltungsraum mit der gewünschten Technik ausgestattet wird.  Darüber hinaus erledigen Sie vielfältige administrative Tätigkeiten, überprüfen und bestellen Büromaterial und übernehmen u.a. die Rechnungsabwicklung externer Dienstleistungen für den Bürobetrieb. Gemeinsam mit dem Team entwickeln Sie den hohen Servicestandard im Wiener Büro kontinuierlich weiter.

Ihr Profil

  • Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise in einem renommierten Hotelbetrieb.
  • Sie verfügen über erste Berufserfahrung am Empfang, in der Hotellerie oder in anderen Dienstleistungsbereichen. 
  • Sie bringen eine ausgeprägte Serviceorientierung und Geschick im Umgang mit Menschen mit.
  • Sie haben Organisationstalent, können Prioritäten setzen und bewahren mit Ihrer positiven Ausstrahlung auch in hektischen Zeiten Ruhe und behalten den Überblick.
  • Sie arbeiten gern im Team und verfügen über ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Flexibilität.
  • Sie kommunizieren überzeugend in Wort und Schrift – sowohl in deutscher als auch englischer Sprache.