Administrative Assistant Office Services (m/w/d)

Unser Name steht seit mehr als 90 Jahren für exzellente Topmanagement-Beratung in aller Welt. Wir unterstützen Unternehmen und Institutionen aus dem privaten, öffentlichen und sozialen Sektor bei ihren wichtigsten Veränderungen – in partnerschaftlicher und enger Zusammenarbeit. Unser Ziel ist es, die Leistungsfähigkeit unserer Klienten signifikant zu verbessern und für außergewöhnliche Menschen ein außergewöhnliches Berufsumfeld zu schaffen.

Aufmerksam, professionell, freundlich und überaus engagiert – so präsentiert sich unser Office Services Team gegenüber Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Gästen aus aller Welt. Hauptaufgabe unserer Kolleg(inn)en ist es, einen erstklassigen Service und effiziente Abläufe sicherzustellen. Für unser Büro in Düsseldorf suchen wir Sie ab sofort in Vollzeit als

Administrative Assistant Office Services für den Empfang (m/w/d)

Ihre Aufgabe

Als Mitglied unseres fünfköpfigen Empfangsteams sind Sie erste Anlaufstelle in unserem Düsseldorfer Büro. Sie nehmen Telefongespräche entgegen und leiten sie an die richtigen Ansprechpartner(innen) weiter, betreuen Kolleg(inn)en und Besucher(innen) aus dem In- und Ausland vor und nach Besprechungen und geben jederzeit kompetent Auskunft. Schnell und flexibel helfen Sie bei allen organisatorischen Aufgaben und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf unserer Services. Sie nehmen Reservierungsanfragen für unsere Meeting- und Veranstaltungsräume über unterschiedliche Medien entgegen und stellen eine effiziente Raumplanung sicher. Zusätzlich sorgen Sie dafür, dass jeder Raum mit der gewünschten Technik ausgestattet wird. Darüber hinaus erledigen Sie vielfältige administrative Tätigkeiten und managen unter anderem die Rechnungsabwicklung externer Dienstleistungen für den Bürobetrieb. Gemeinsam mit dem Team entwickeln Sie den hohen Qualitätsstandard unseres Büros kontinuierlich weiter. Zusätzlich managen Sie den gesamten Einkauf/Prozess unserer Geschäftsausstattung deutschlandweit.

Ihr Profil
  • Sie besitzen eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise in einem renommierten Hotelbetrieb.
  • Sie verfügen über erste Berufserfahrung am Empfang, in der Hotellerie oder in anderen Dienstleistungsbereichen. 
  • Ausgeprägte Serviceorientierung und Geschick im Umgang mit Menschen zeichnen Sie aus.
  • Sie denken und handeln strukturiert, zielbewusst und besitzen ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit.
  • Sie haben Organisationstalent und können sinnvolle Prioritäten setzen.
  • Sie verfügen über ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Flexibilität, schnelle Auffassungsgabe sowie ein gutes Urteilsvermögen.
  • Mit Ihrer positiven Ausstrahlung behalten Sie auch in hektischen Zeiten Ruhe und den Überblick.
  • Fließendes Deutsch, gutes Englisch in Wort und Schrift und ein versierter Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen sowie mit moderner Medien- und Kommunikationstechnik runden Ihr Profil ab.

Sie finden bei uns herausfordernde Aufgaben in einem außergewöhnlich engagierten Team – mit vielen Weiterbildungsmöglichkeiten und Freiräumen zur persönlichen Entwicklung. Eine leistungsorientierte Vergütung und attraktive Sozialleistungen runden unser Angebot ab. 

Bitte bewerben Sie sich online.

Ihre Ansprechpartnerin

Dagmar Rütten